Bestäm vilka som ska följa med på samma delresa
Räkna resenärerna för den sträcka ni faktiskt vill boka. Om någon ansluter på vägen eller lämnar sällskapet tidigare behöver det vara tydligt. Ett totalt deltagarantal från en konferens är inte alltid samma sak som antalet personer i taxiresan efteråt.
Lägg även samman väskor och annan packning. Be varje resenär ange de saker som behöver få plats och samla allt i en lista. Då kan en fråga om utrymme avse gruppens hela behov, i stället för att olika personer får besked för var sin del.
Skilj samlingsplatsen från bilens hämtplats
Ni kan behöva samlas inne i en reception innan ni går till bilen. Ange då var gruppen möts och vilken tid alla behöver vara där. Kontrollera att promenaden vidare till den överenskomna hämtplatsen får plats före taxins avfärd.
På en stor anläggning kan flera entréer ligga långt ifrån varandra. Välj inte samlingsplats enbart efter byggnadens namn. Beskriv dörr eller sida och stäm av en punkt som bilen kan nå. Den som behöver en annan gångväg ska kunna följa den gemensamma planen.
Låt en kontaktperson samla beskeden
Välj någon som håller ihop uppgifter, bokningsnummer och frågor om ändringar. Personen behöver kunna få information från gruppen och dela det senaste bekräftade beskedet. Det betyder inte att andra inte får ställa frågor, men gruppen behöver veta vilken version som gäller.
Särskilda behov ska också med i samma underlag. Kontrollera exempelvis barnstol och skrymmande bagage som separata frågor. Ett ja till plats för en barnvagn är inte ett besked om utrustningen för barnet. Spara svaren innan gruppen räknar med dem.
Kontrollera vad som gäller om gruppen ändras
Om fler eller färre resenärer följer med behöver bokningen få veta det. Samma sak gäller när antalet väskor eller hämtadresser blir ett annat. Kontrollera att tidigare besked om alternativ och pris fortfarande avser gruppens aktuella resa.
Försök fånga ändringen innan hämtningen närmar sig. Dela sedan den uppdaterade bekräftelsen med dem som behöver den och be gruppen vara redo vid den gemensamma tiden. En tydlig gruppplan hjälper er att undvika att den sista okända uppgiften dyker upp först när bilen ska köra.