Ta fram den befintliga bekräftelsen
Läs bokningsnummer, datum, hämtningstid och sträcka innan du kontaktar bokningen. Har du flera resor behöver du kunna peka ut den del som frågan gäller. En ändring av en hemresa ska inte behöva tolkas som att även en tidigare delresa ska göras om.
Använd kontaktvägen som står i bekräftelsen och ha uppgifterna tillgängliga. Om det finns flera personer i sällskapet är det bra att veta vem som håller ihop dialogen. Då kan andra hänvisa till samma ärende i stället för att skicka olika ändringsförslag.
Skriv den nya uppgiften bredvid den gamla
Beskriv exempelvis att hämtningen önskas från en annan adress eller att tiden behöver flyttas från ett visst klockslag till ett annat. Ange hela datumet när dagsskifte kan vara aktuellt. För en ny adress tar du med gatunummer och ort, inte bara ett nytt hotellnamn.
Berätta även om orsaken påverkar andra delar av resan. Om fler resenärer tillkommer kan bagage och utrymme behöva en ny kontroll. Om en väska ska hämtas på en annan plats behöver stoppets ordning framgå, inte bara den slutliga destinationen.
Kontrollera vad ändringen innebär
Be om besked om ändringen kan genomföras och vilka uppgifter som nu gäller för resan. Fråga om pris, betalning eller villkor påverkas. Ett tidigare besked om ett särskilt behov behöver fortfarande passa det nya alternativet, till exempel om sällskapet har blivit större.
En egen uppdatering i ett reseverktyg eller en skickad förfrågan innebär inte att bokningen har ändrats. Utgå inte heller från att en flyg- eller tågtidsändring automatiskt uppdaterar en separat taxiresa. Kontrollera det i den kontakt som hör till bokningen.
Spara och dela det slutliga beskedet
När du får en uppdaterad bekräftelse läser du den mot dina önskade ändringar. Kontrollera att både det nya och det som skulle vara kvar har blivit rätt. Spara informationen med den tidigare bokningen så att det går att följa vad som har hänt.
Dela den version som gäller med gruppen och markera tydligt när den ersätter den gamla. Om en del av förfrågan inte har besvarats behöver den redas ut innan ni räknar med den. Det är särskilt viktigt när hämtningen närmar sig och tiden att reda ut olika uppgifter blir kort.